MatProfit läuft im Browser auf PC, Tablet und Smartphone – ohne Installation. Auf Wunsch legen Sie die App wie eine normale App auf den Startbildschirm (Kapitel 3).

Am PC steht das Menü links (mit dem Symbol oben links ein- und ausklappbar), auf dem Smartphone unten. Unter „Mehr“ bzw. im Benutzermenü links unten finden Sie Sprache, Hell-/Dunkelmodus, „App installieren“ und „Abmelden“.

1. 1Land und Sprache: Das Land Ihrer Firma (Deutschland, Österreich oder Italien) bestimmt MwSt.-Sätze, Sonderfälle und das E-Rechnungsformat. Die App-Sprache gilt für das ganze Team (jeder kann sie danach für sich ändern), die Belegsprache ist die Vorauswahl für neue Belege.
2. 2Grunddaten: Firmenname, Arbeitgeber (Inhaber bzw. gesetzlicher Vertreter – erscheint in ESP, Gefährdungsbeurteilung und Erklärungen), Adresse, E-Mail und Telefon.
3. 3Steuern: USt-IdNr. bzw. Partita IVA, Steuernummer bzw. Codice Fiscale, ggf. „Kleinunternehmer“ (Italien: Regime forfettario).
4. 4Registereintrag: Handelsregister (Deutschland), Firmenbuch (Österreich) oder Handelskammer mit REA-Nummer, z. B. BZ-123456 (Italien).
5. 5Nur Italien: PEC, Codice destinatario und Regime fiscale (z. B. RF01) für die FatturaPA. Die Felder für den Übermittler (IdTrasmittente) nur ausfüllen, wenn z. B. Ihr Steuerberater die E-Rechnungen schickt.
6. 6Nur Deutschland: PEPPOL-ID, E-Rechnungs-Kennung oder Leitweg-ID, falls Sie selbst E-Rechnungen darüber empfangen.
7. 7Bank: IBAN, BIC, Bank und das Standard-Zahlungsziel in Tagen. Dann „Speichern“.
8. 8Logo: PNG oder JPG hochladen – MatProfit verkleinert es automatisch auf die Fläche im Briefkopf.

• Safari: „Teilen“ (Quadrat mit Pfeil nach oben; je nach iOS-Version zuerst „…“ neben der Adressleiste) → „Zum Home-Bildschirm“ → „Als Web-App öffnen“ eingeschaltet lassen → „Hinzufügen“.
• Chrome: „Teilen“ oben rechts in der Adressleiste → „Zum Home-Bildschirm“ → „Hinzufügen“.
• Edge und Firefox: Menü → „Teilen“ → „Zum Home-Bildschirm“. Fehlt der Eintrag, öffnen Sie MatProfit in Safari.

• Offline möglich: Positionen anlegen, ändern, löschen und verschieben – auch die Identnummer (der Artikel wird beim Übertragen gesucht) – und Stunden eintragen.
• Mengen zählen zusammen: Plus/Minus und getippte Mengen speichert MatProfit als Buchung (z. B. +5, −2, +3), nicht als Endstand – jede einzeln. Bucht ein Kollege auf einem anderen Gerät gleichzeitig dazu, addiert MatProfit beides; nichts wird überschrieben.
• Nur mit Internet: Belege erstellen, Kunden und Projekte anlegen, Produktkatalog und Barcode-Scanner, Dateien hochladen, Einstellungen.
• Unten erscheint „Offline · 3 Änderungen warten“. Antippen zeigt die Liste; mit „Jetzt übertragen“ senden Sie sofort, sobald das Netz zurück ist.
• Projekte, die Sie offline brauchen, vorher einmal mit Internet öffnen – am besten in der installierten App.
• Zum Übertragen MatProfit öffnen, sobald wieder Internet da ist. Konnte eine Änderung nicht übernommen werden (z. B. weil die Zeile inzwischen gelöscht wurde), meldet MatProfit das.

Kapitel 4

Übersicht: Task-Manager

Aufgaben für das ganze Team – mit Status, Ort, Telefon und Datum.

1. 1Auf „Eintragen“ klicken.
2. 2Kunde aus der Liste wählen (Tippen sucht) oder einfach einen Namen eintippen – er wird dann nicht als Kunde angelegt.
3. 3Beschreibung (bis 180 Zeichen), Status, Ort / Adresse, Telefon und Datum eintragen. Wählen Sie einen Kunden aus der Liste, schlägt MatProfit seine Telefonnummer vor.
4. 4„Speichern“. Die Aufgabe erscheint sofort bei allen im Team.

• Den Status ändern Sie direkt auf der Karte (Klick auf den Status) oder im Formular.
• „Bearbeitet von“ zeigt, wer die Aufgabe in Arbeit genommen oder abgeschlossen hat.
• Oben filtern Sie nach Status (mehrere gleichzeitig) und suchen nach Kunde, Text, Ort oder Telefonnummer.
• Chef und Büro ändern die Reihenfolge mit dem Griff rechts (ziehen – auch in einen anderen Status) und wählen mit einem Klick auf den Griff mehrere Aufgaben zum Löschen aus.
• Tippen Sie auf die Telefonnummer, ruft das Handy direkt an.

Kapitel 5

Kalender und Freistellung

Termine und Großprojekte planen, Urlaub beantragen und genehmigen.

Kalender

• Wechseln Sie zwischen „Monat“ und „Agenda“, blättern Sie mit den Pfeilen, „Heute“ springt zum aktuellen Datum.
• Chef und Büro legen Termine mit „Eintragen“ oder einem Klick auf einen Tag an – mit Titel, Zeitraum (mehrtägig als Balken), Uhrzeit oder ganztägig, Status und Beschreibung.
• Unter „Sichtbar für“ wählen Sie, wer den Termin sieht. Mitarbeiter sehen nur die Termine, die ihnen zugewiesen sind.

Freistellung

1. 1Mitarbeiter klicken auf „Beantragen“, wählen Urlaub, Krankenstand oder Sonstiges, den Zeitraum und optional eine Notiz.
2. 2Chef und Büro sehen den Antrag oben unter den offenen Anträgen und klicken auf „Genehmigen“ oder „Ablehnen“. Den eigenen Antrag des Büros genehmigt der Chef.
3. 3Der Freistellungskalender zeigt alle Abwesenheiten je Person; die Arbeitstage (Mo–Fr) zählt MatProfit automatisch. Liegt ein Feiertag dazwischen oder ist es nur ein halber Tag, legen Chef oder Büro die Arbeitstage über das Kalender-Symbol neben der Tagesanzahl fest (z. B. 4 oder 4,5) – so zählen sie auch im Dashboard.

Kapitel 6

Kunden

Kunden anlegen, finden, anrufen und für Mitarbeiter freigeben.

• Oben zeigt die Schnellübersicht die zuletzt erstellten Belege; „Alles sehen“ öffnet alle Belege seitenweise.
• Darunter stehen alle Kunden – angepinnte zuerst, dann alphabetisch, 50 je Seite. Das Suchfeld findet Namen und Orte.
• Mit „Hinzufügen“ legen Sie einen Kunden an. Das Land ist frei wählbar (alle Länder der Welt, mit Suche); bei Italien gibt es Provinz, Codice destinatario und PEC, bei Deutschland/Österreich das Bundesland und die Käuferreferenz (z. B. Leitweg-ID für Behörden).

• Die Kacheln Bearbeiten, Anrufen, E-Mail und Website erscheinen nur, wenn das Feld ausgefüllt ist.
• Angepinnt hält wichtige Kunden oben in der Liste.
• Für Mitarbeiter freigeben: Nur freigegebene Kunden (und darin freigegebene Projekte) sehen Ihre Mitarbeiter.
• Über die Reiter erreichen Sie Projekte und die Baustellendokumente (Kapitel 13).

• Die Reihenfolge ändern Sie mit dem Griff links – ein Titel wandert immer mit seinem ganzen Abschnitt.
• Weitere Aktionen (löschen, Zeile darunter einfügen …) über ⋯ am Zeilenende.
• Leere Zeilen und Positionen mit Menge 0 kommen nicht auf den Beleg.

• Gibt es die Nummer bei mehreren Lieferanten, nimmt MatProfit den zuletzt aktualisierten Artikel und nennt den Lieferanten in der Meldung.
• Nicht gefunden: Die Nummer bleibt stehen, Bezeichnung und Preis tragen Sie selbst ein.
• Mehrere Nummern auf einmal (z. B. eine Spalte aus Excel) in das Feld einfügen – jede Nummer wird eine eigene Position.
• Der Preis ist eine Kopie aus der Preisliste. Neue Listenpreise holen Sie später mit „Preise aktualisieren“.

1. 1„Neue Zeile“ antippen – unten erscheint eine leere Karte.
2. 2Identnummer eintragen: Mitarbeiter tippen auf „Identnummer“ und klappen das Feld auf; Chef und Büro tippen auf die Zeile mit MwSt. und Nr. (dort stehen auch Rabatt und MwSt.). Nummer eingeben und mit der Eingabetaste der Handytastatur bestätigen.
3. 3Oder den Barcode-Knopf der Karte antippen und den Strichcode auf der Verpackung in den Rahmen halten. Ohne Kamera geht es mit „Foto vom Barcode“ oder durch Eintippen des Codes.
4. 4Der Artikel steht mit Bezeichnung, Einheit und – für Chef und Büro sichtbar – Listenpreis in der Karte. Die Menge mit + und − anpassen.

• „Barcode scannen“ oben im Projekt legt bei jedem Scan eine neue Position an: Der Artikel erscheint mit Identnummer und Lieferant, Menge eingeben, „Artikel erfassen“ – und mit „Weiter scannen“ den nächsten Artikel. Praktisch im Lager oder am Fahrzeug.
• Der Scanner findet den Code als Barcode (EAN), Identnummer oder Nummer 2 – auch ohne führende Nullen. Gibt es ihn bei mehreren Lieferanten, wählen Sie den passenden aus.
• Mitarbeiter sehen keinen Preis – MatProfit übernimmt ihn trotzdem aus der Preisliste, das Büro sieht ihn sofort.

• Unter den Positionen stehen Rabatt, Summe netto, MwSt. je Steuersatz und Gesamt brutto.
• Zusatztexte: Ihre Textbausteine (z. B. Gewährleistung, Förderung) – „In Positionen übernehmen“ hängt einen Text als Position an.
• Datum und Zahlungsbedingungen: Belegdatum und Zahlungsziel für die Belege dieses Projekts.
• Oben: Für Mitarbeiter freigeben, Projektdateien, Zeit erfassen, Material erfassen und Barcode scannen.

Kapitel 8

Belege erstellen

Angebot, Aufstellung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift aus den Positionen.

1. 1Im Projekt unten unter Belege die Art wählen: Angebot, Aufstellung, Lieferschein, Rechnung oder Gutschrift. Ein Haken zeigt, dass diese Art schon erstellt wurde.
2. 2Sprache des Belegs wählen (Deutsch, Italienisch oder Englisch – unabhängig von der App-Sprache).
3. 3Die Vorschau prüfen. Nach Änderungen an den Positionen aktualisiert sie sich nach kurzer Zeit selbst, sonst „Aktualisieren“.
4. 4Auf „… erstellen“ klicken. Die Rückfrage zeigt die Nummer, die vergeben wird. Fehlt etwas (z. B. die Adresse des Kunden), nennt MatProfit es vorher.

Ein erstellter Beleg ist eingefroren: Spätere Änderungen an Positionen, Kunde oder Firma ändern ihn nicht mehr. Unter „Erstellte Belege“ öffnen Sie jeden Beleg, speichern ihn als PDF, drucken ihn und laden bei Rechnungen und Gutschriften die E-Rechnung (bei deutschen Firmen zusätzlich die ZUGFeRD-PDF) herunter.

• Den Knopf „E-Rechnung“ finden Sie bei jeder Rechnung und Gutschrift unter „Erstellte Belege“.
• Voraussetzung: vollständige Firmendaten (Adresse, Steuernummern, Telefon, E-Mail) und beim Kunden Adresse und Steuernummer bzw. Partita IVA/Codice Fiscale.
• 0 % MwSt. braucht einen Sonderfall in der MwSt.-Spalte – in Italien die Natura-Codes der FatturaPA (N1 bis N7, z. B. N3.1 Ausfuhren, N3.3 Lieferungen nach San Marino, N6.1–N6.9 Reverse Charge wie N6.7 im Bau, N7 MwSt. in einem anderen EU-Staat; in der deutschen App mit Übersetzung daneben), in Deutschland/Österreich z. B. Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung oder steuerfrei. Der passende Hinweis samt Rechtsgrundlage kommt automatisch auf den Beleg.
• Kunden in San Marino: MatProfit setzt in der FatturaPA den Empfängercode 2R4GTO8 – das SdI leitet die Rechnung an das Steueramt von San Marino weiter.
• Was der E-Rechnung fehlen würde, meldet MatProfit schon beim Erstellen der Rechnung.

Kapitel 10

Zeiterfassung

Arbeitszeiten je Projekt erfassen und als Stundenübersicht drucken.

1. 1Im Projekt auf „Zeit erfassen“ klicken.
2. 2Mitarbeiter (Chef und Büro für alle, Mitarbeiter für sich selbst), Tag (Heute, Gestern oder Datum), Von, Bis, Pause und optional eine Notiz eintragen. Die Stunden rechnet MatProfit – auch über Mitternacht.
3. 3Speichern. Zum Ändern einen Eintrag antippen – er erscheint oben im Formular.

• Oben stehen Stunden gesamt, je Arbeitstitel und je Mitarbeiter – antippen filtert die Einträge.
• Die Stundenübersicht zeigen Sie als PDF an, speichern oder drucken sie – wahlweise mit Arbeitszeiten (Von, Bis, Pause) und Summen.
• Arbeitstitel (z. B. Geselle, Lehrling) legt der Chef unter Team an; die Stunden werden je Titel zusammengezählt.

Kapitel 11

Material, Produktkatalog und Barcode

Preislisten Ihrer Lieferanten importieren und Material ins Projekt übernehmen.

• Barcode scannen: Im Projekt mit der Handykamera scannen – MatProfit sucht den Artikel über Barcode, Identnummer oder Nummer 2 und erfasst ihn. Ohne Live-Kamera wählen Sie „Foto vom Barcode“.
• In der Kartenansicht auf dem Handy hat jede Position einen Katalog- und einen Barcode-Knopf: Der Artikel ersetzt die Zeile, die Menge bleibt.

Preisliste importieren

1. 1Lieferanten anlegen („Lieferant“) oder oben auswählen.
2. 2„Preisliste importieren“ klicken und die Datei wählen: CSV (Trennzeichen ; oder ,) oder Excel (.xlsx). Alte .xls-Dateien vorher in Excel als .xlsx speichern.
3. 3Spalten zuordnen: Identnummer, Bezeichnung, Einheit, Listenpreis – optional Einkaufspreis, Nummer 2 und Barcode. MatProfit merkt sich die Zuordnung je Lieferant.
4. 4Importieren. Mit dem Häkchen „Artikel entfernen, die nicht mehr in dieser Preisliste stehen“ räumen Sie alte Artikel auf.

Italien

Werkvertrag (Art. 1655 ff. ZGB, mit MwSt.-Erklärung und Widerrufsbelehrung für Verbraucher), Einsatzsicherheitsplan ESP/POS (vereinfachtes Modell, GvD 81/2008) und Konformitätserklärung (MD 37/2008) – auf Deutsch oder Italienisch.

Deutschland

Werkvertrag nach BGB, Gefährdungsbeurteilung (ArbSchG) und Fachunternehmererklärung bzw. Unternehmererklärung.

Österreich

Werkvertrag nach ABGB/KSchG, SiGe-Dokument (ASchG) und Fachunternehmererklärung.

1. 1Den Reiter öffnen und auf „Neu“ klicken (bei mehreren Projekten das Projekt wählen).
2. 2MatProfit füllt Firma, Kunde, Baustelle und Preis aus dem Projekt vor und übernimmt Angaben aus dem letzten Dokument derselben Art. Alles wird kurz nach jeder Änderung gespeichert.
3. 3Ganz unten unterschreiben Kunde und Firma mit dem Finger. Danach ist der Inhalt gesperrt (erst Unterschriften entfernen, um zu ändern).
4. 4„Abschließen“ archiviert die PDF unveränderlich. Änderungen gibt es danach nur als neue Fassung.

Die Dokumente sind vorausgefüllte Vorlagen. Prüfen Sie jedes Dokument vor dem Unterschreiben selbst auf Richtigkeit und Vollständigkeit (Kapitel 33).

Kapitel 14

Debitoren: Zahlungen und Mahnungen

Offene Rechnungen im Blick behalten, Zahlungen bestätigen, mahnen.

• Oben stehen die Summe aller offenen Rechnungen und davon die überfälligen.
• Filtern Sie nach Offen, Überfällig, Bezahlt oder Alle und suchen Sie nach Nummer, Kunde oder Projekt. Offene Rechnungen sehen Sie aus allen Jahren, bezahlte und stornierte aus dem gewählten Jahr (Pfeile oben rechts).
• „Zahlung bestätigen“ verbucht einen Zahlungseingang – auch Teilzahlungen; der offene Rest wird angezeigt.
• „Mahnen“ erstellt eine Zahlungserinnerung bzw. 1., 2. oder letzte Mahnung mit neuer Frist und optionaler Gebühr als PDF – in der Sprache der Rechnung.
• Durch eine Gutschrift stornierte Rechnungen erscheinen durchgestrichen mit „Storniert (Nummer)“.

Kapitel 15

Dashboard

Ihr Betrieb pro Jahr auf einen Blick.

• Gewinnübersicht: Tragen Sie je Monat Ausgaben, Gehälter und Einnahmen ein (Speichern beim Verlassen des Feldes, Tastatur wie in Excel). Ausgaben gesamt und Gewinn rechnet MatProfit, das Diagramm erscheint automatisch.
• Monatsstunden: gearbeitete Stunden je Person aus der Zeiterfassung, über alle Projekte.
• Abwesenheiten: genehmigte Freistellungen in Arbeitstagen, nach Art.
• Das Jahr wechseln Sie oben rechts; Stunden und Abwesenheiten filtern Sie zusätzlich nach Monat und Person.

Kapitel 16

Team und Rollen

Büro und Mitarbeiter einladen, Rollen und Arbeitstitel vergeben.

1. 1Unter Einstellungen → Team die E-Mail-Adresse eintragen, die Rolle wählen und auf „Einladen“ klicken.
2. 2Die Einladung kommt per E-Mail und gilt 48 Stunden. Den Einladungslink können Sie auch kopieren und z. B. per WhatsApp schicken.
3. 3Die Person öffnet den Link, legt ihr Passwort fest und ist im Team.

• Rolle ändern oder jemanden entfernen: direkt in der Liste.
• Arbeitstitel (z. B. Geselle, Lehrling) anlegen und den Personen zuweisen – in der Zeiterfassung werden die Stunden je Titel zusammengezählt.
• Wie viele Benutzer Sie haben können (inklusive offener Einladungen), hängt vom Plan ab.

Kapitel 17

Sicherheit

Ihr Konto schützen – auch wenn ein Handy verloren geht.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Zusätzlich zum Passwort fragt MatProfit einen 6-stelligen Code aus einer Authenticator-App ab (z. B. Google oder Microsoft Authenticator). Beim Einschalten erhalten Sie 10 Notfall-Codes – ausdrucken oder sicher speichern.

Angemeldete Geräte

Zeigt, wo Sie angemeldet sind. Unbekannte Geräte einzeln oder alle anderen auf einmal abmelden.

Passwort ändern

Mindestens 10 Zeichen; auf Wunsch werden dabei alle anderen Geräte abgemeldet.

Passwort vergessen

Auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“ – Sie erhalten einen Link per E-Mail (1 Stunde gültig, höchstens dreimal pro Stunde).

• Ist eine Grenze erreicht, bleibt alles erhalten – nur neue Einträge dieser Art gehen erst nach einem Planwechsel. Zahlungseingänge und Mahnungen werden nie blockiert.
• Kündigen: Ein bezahlter Plan endet zum Ende des Abrechnungszeitraums; danach geht es im Free-Plan weiter. Liegen Ihre Daten über dessen Grenzen, haben Sie 30 Tage Zeit, sie zu exportieren und auszudünnen oder wieder einen größeren Plan zu wählen – danach werden die Einträge über der Grenze gelöscht, die ältesten zuerst.
• Konto schließen: Danach bleibt alles noch 60 Tage im Lesemodus zum Export erhalten und wird dann endgültig gelöscht.
• Zahlung offen: 7 Tage läuft alles normal weiter, danach ist MatProfit bis zur Zahlung nur lesbar.
• Preisänderungen: Die Preise der Pläne können angepasst werden. Eine Erhöhung erfahren Sie mindestens sechs Wochen vorher per E-Mail; sie gilt ab dem nächsten Abrechnungszeitraum (Jahresabo: ab der nächsten Verlängerung), bereits bezahlte Zeiträume bleiben gleich. Sind Sie nicht einverstanden, kündigen Sie bis dahin – sonst gilt der neue Preis (AGB Nr. 9).

• Unter Firmendaten → Belegnummern legt der Chef je Kreis und Jahr fest, mit welcher Nummer weitergezählt wird – z. B. beim Umstieg von einem anderen Programm. MatProfit warnt, wenn eine Nummer schon vergeben ist.
• Löschen Sie die Rechnung mit der höchsten Nummer, wird ihre Nummer wieder frei – so entsteht keine Lücke.

Kapitel 21

Material auf der Baustelle erfassen (Mitarbeiter)

So arbeiten Ihre Monteure am Handy.

1. 1Chef oder Büro geben Kunde und Projekt frei (Schalter „Für Mitarbeiter freigeben“ bei beiden).
2. 2Der Mitarbeiter öffnet in der App Kunden → Kunde → Projekt.
3. 3Material erfassen: „Barcode scannen“ und den Artikel abfotografieren, im Katalog suchen oder die Identnummer eintippen. Mengen mit + und − anpassen.
4. 4Freie Positionen (z. B. „Sonderanfertigung“) mit „Neue Zeile“.
5. 5Fotos der Baustelle unter „Projektdateien“, Arbeitszeit unter „Zeit erfassen“.

Die Baustellendokumente – Werkvertrag, Einsatzsicherheitsplan (ESP/POS) und Konformitätserklärung, für Deutschland und Österreich ebenso Werkvertrag, Gefährdungsbeurteilung, SiGe-Dokument sowie Fachunternehmer- bzw. Unternehmererklärung – sind Vorlagen, die MatProfit aus Ihren Angaben vorausfüllt. Prüfen Sie jedes Dokument vor dem Unterschreiben und Abschließen selbständig auf Richtigkeit und Vollständigkeit und passen Sie es an die jeweilige Baustelle an: Tätigkeiten, Gefährdungen und Schutzmaßnahmen, Arbeitsmittel, Personen, Termine, Preise, MwSt. und rechtliche Angaben. Für den Inhalt und die Einhaltung der Vorschriften (z. B. GvD 81/2008, MD 37/2008, ArbSchG, ASchG) bleibt Ihr Betrieb verantwortlich.